Oggi la sicurezza informatica è cruciale per ogni azienda e per tutti i processi aziendali che prevedono la condivisione di dati e documenti. L’utilizzo sempre più elevato di archiviazione cloud di dati, un tempo soltanto cartacei, espone però a minacce e cyber attacchi. Difendere dati sensibili e documenti diventa allora fondamentale: Kyocera Document Solutions, punto di riferimento nel campo della collaboration aziendale, ha stilato un elenco di consigli per proteggere i dati aziendali. Innanzitutto, è necessario gestire al meglio la sicurezza dei dispositivi di copia e stampa. L’adozione di una politica di sicurezza che permetta di gestire al meglio tutta l’infrastruttura documentale e IT è infatti fondamentale.

Cliccare solo su link sicuri e fidarsi del cloud

Gli hacker stanno raffinando le tecniche di frode. È fondamentale quindi fare attenzione a cliccare soltanto su link sicuri. In caso di dubbio sull’autenticità del link, è consigliabile aprire una nuova finestra del browser e digitare l’URL nella barra di ricerca. Si può anche installare un filtro antispam collegandolo alla posta elettronica. Ma soprattutto, mai rivelare online informazioni riservate. Nessuna azienda richiederà dati sensibili senza un valido motivo e senza adeguate misure di sicurezza.
Quanto ai cloud, consentono la crittografia dei file e sono in realtà molto sicuri, perché non possono essere aperti da criminali informatici ma solo da chi è autorizzato all’accesso. Inoltre, queste piattaforme garantiscono un backup automatico, quindi, nessun dato andrà perso o danneggiato. Un ulteriore vantaggio rispetto al file cartaceo, che rischia il deterioramento.

Meglio l’hotspot del cellulare che una rete wi-fi non protetta

Importante, mai riutilizzare vecchie password, né utilizzare la stessa per più account, perché questo le rende deboli e facilmente decifrabili. E attenzione alla navigazione: è necessario dotare i pc aziendali di antivirus, come quelli in grado di scansionare le mail. Se i pc dell’azienda necessitano di una protezione extra, potrebbe risultare utile installare firewall sui vari laptop. Quando si naviga, poi, assicurarsi di essere su un sito web sicuro: per farlo, verificare la presenza dell’icona di sicurezza ‘lock’ nella barra del browser. E mai utilizzare una rete wi-fi non protetta se si lavora da remoto. In caso di connessione dalla dubbia sicurezza, meglio ricorrere all’hotspot del cellulare.

Prestare attenzione a cosa si scarica e informare i dipendenti

Prestare sempre massima attenzione ai download: non installare software sconosciuti o di cui non si conosce la provenienza ed evitare anche i file compressi, perché potrebbero nascondere dei virus macro o dei malware. Inoltre, aggiornare i software: le vecchie versioni risultano infatti molto più deboli e prive dei nuovi sistemi di difesa. Dopo aver valutato tutte le possibili minacce, è fondamentale individuare i punti deboli dell’azienda e stabilire un ordine di priorità su cui agire. È poi essenziale informare bene i dipendenti a proposito della policy e dei protocolli da seguire, educandoli ai possibili rischi.